1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Praxis für Ergotherapie & Entspannung
Nicole Götzendörfer
Unterer Kiliansberg 1
97422 Schweinfurt

Telefon: 09721 2931711
Mobil / Signal: 0178 5183089
E-Mail: info@ergoundentspannung.de

2. Allgemeine Hinweise zum Datenschutz

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Hierzu zählen beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse oder weitere Angaben, die Sie uns im Rahmen einer Kontaktaufnahme oder Behandlung mitteilen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, zur Durchführung ergotherapeutischer Leistungen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

3. Hosting der Website

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet.

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hostinganbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Website)
• Hostname des zugreifenden Rechners

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung unseres Internetangebots.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei IONOS finden Sie unter:

https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte nutzt diese Website eine SSL-/TLS-Verschlüsselung.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://“ beginnt und ein Schloss-Symbol angezeigt wird.

Durch die Verschlüsselung können Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von unbefugten Dritten mitgelesen werden.

5. Speicherung und Löschung personenbezogener Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder gesperrt.

6. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – je nach Art der Verarbeitung – insbesondere auf Grundlage folgender Vorschriften:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Soweit im Rahmen der ergotherapeutischen Behandlung Gesundheitsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies zusätzlich auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 DSGVO sowie der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, beispielsweise telefonisch, per E-Mail oder über den Messenger Signal, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen.

Welche Daten hierbei verarbeitet werden, richtet sich nach Ihrer Anfrage und den von Ihnen freiwillig mitgeteilten Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Telefonische Kontaktaufnahme und Mailbox

Während unserer Behandlungen können wir Anrufe nicht jederzeit persönlich entgegennehmen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, uns eine Nachricht auf der Mailbox zu hinterlassen.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Telefonnummer
• Zeitpunkt des Anrufs
• Inhalt Ihrer Nachricht

Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Sie gegebenenfalls zurückzurufen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Bitte beachten Sie, dass die Kommunikation per E-Mail trotz technischer Schutzmaßnahmen Sicherheitslücken aufweisen kann. Wenn Sie besonders sensible Gesundheitsdaten übermitteln möchten, empfehlen wir Ihnen, vorab telefonisch mit uns Kontakt aufzunehmen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – soweit Gesundheitsdaten betroffen sind – Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

10. Kontaktaufnahme über Signal

Für eine unkomplizierte Kontaktaufnahme bieten wir zusätzlich die Kommunikation über den Messenger Signal an.

Signal verwendet eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass Nachrichten grundsätzlich nur von den beteiligten Kommunikationspartnern gelesen werden können.

Wir empfehlen dennoch, über Signal keine umfangreichen medizinischen Unterlagen oder besonders sensible Gesundheitsdaten zu übermitteln.

Die Nutzung von Signal erfolgt freiwillig.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Signal finden Sie in den Datenschutzhinweisen des Anbieters:

https://signal.org/legal/privacy/

Bitte übermitteln Sie über Signal nur die Informationen, die für die Kontaktaufnahme oder Terminorganisation erforderlich sind. Umfangreiche medizinische Unterlagen senden Sie uns nach Möglichkeit erst nach vorheriger Absprache oder bringen Sie diese zu Ihrem Termin mit.

11. Downloads von PDF-Dokumenten

Auf unserer Website stellen wir verschiedene Informationsmaterialien und Formulare als PDF-Dateien zum Download bereit.

Der Download dieser Dokumente erfolgt ohne Registrierung und ohne Angabe personenbezogener Daten.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten findet allein durch den Download der Dateien grundsätzlich nicht statt.

Sollten Sie ausgefüllte Formulare oder Unterlagen anschließend per E-Mail an uns zurücksenden, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens oder im Rahmen einer bestehenden oder beabsichtigten Behandlung.

12. Externe Verlinkung zu Google Maps

Auf unserer Website stellen wir einen Link zur Routenplanung über Google Maps bereit.

Beim Anklicken dieses Links verlassen Sie unsere Website. Erst durch Ihren bewussten Klick wird eine Verbindung zu den Servern von Google hergestellt. Dabei können personenbezogene Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse sowie weitere technische Informationen, durch Google verarbeitet werden.

Für die Datenverarbeitung nach dem Verlassen unserer Website ist ausschließlich Google verantwortlich.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google:

https://policies.google.com/privacy

13. Externe Links

Unsere Website enthält Verlinkungen zu externen Internetseiten.

Beim Anklicken eines solchen Links verlassen Sie unsere Website. Für die Inhalte sowie die Datenverarbeitung auf den verlinkten Seiten sind ausschließlich deren jeweilige Betreiber verantwortlich.

Bitte beachten Sie die dort jeweils geltenden Datenschutzerklärungen.

14. Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Rahmen der Behandlung

Im Rahmen unserer ergotherapeutischen Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Durchführung der Behandlung erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten).

Je nach Behandlung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten)
• Angaben zur Krankenversicherung
• Heilmittelverordnungen
• ärztliche Diagnosen und Befunde
• Arztberichte und Therapieberichte
• Anamnese
• Therapiedokumentation
• Verlaufsdokumentationen
• Angaben zu Beschwerden, Symptomen und Therapiezielen
• Abrechnungsdaten
• weitere für die Behandlung erforderliche Informationen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Durchführung der ergotherapeutischen Behandlung, der gesetzlichen Dokumentationspflichten, der Abrechnung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Rechtsgrundlagen hierfür sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen des Gesundheitswesens.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich ausschließlich für die Durchführung der Behandlung und die damit verbundenen organisatorischen Abläufe verarbeitet. Soweit Sie uns eine gesonderte Einwilligung erteilen, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse zusätzlich, um Sie über eigene Angebote, Veranstaltungen oder Neuigkeiten zu informieren. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Digitale Screenings

Auf unserer Website stellen wir Links zu digitalen Screening- und Fragebogenanwendungen bereit. Diese dienen der strukturierten Erfassung von Informationen und können vor oder im Rahmen einer ergotherapeutischen Behandlung genutzt werden.

Die Nutzung dieser Screenings erfolgt freiwillig.

Je nach verwendetem Screening können personenbezogene Daten sowie Gesundheitsdaten eingegeben werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Vorbereitung, Unterstützung oder Dokumentation der ergotherapeutischen Behandlung.

Bitte beachten Sie, dass die digitalen Screenings über eine externe Webanwendung bereitgestellt werden. Es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen technischen Anbieters.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen

• Der Fragebogen verarbeitet Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO).
• Die Eingaben werden ausschließlich lokal im Browser verarbeitet.
• Es erfolgt keine Speicherung auf dem Server.
• Erst wenn der Nutzer bewusst ein PDF speichert, ausdruckt oder per E-Mail versendet, werden die Daten entsprechend verarbeitet.

15. Praxisverwaltung (THEVEA Cloud)

Zur Organisation unserer Praxis sowie zur Verwaltung von Patientendaten nutzen wir die cloudbasierte Praxissoftware THEVEA.

Über die Praxissoftware werden insbesondere Termine, Stammdaten, Behandlungsdokumentationen sowie weitere für die Durchführung der ergotherapeutischen Behandlung erforderliche Informationen verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der Behandlung, zur Praxisorganisation sowie zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

Soweit THEVEA personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Sofern erforderlich, besteht mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

16. Videosprechstunden

Sofern im Einzelfall eine Videosprechstunde durchgeführt wird, erfolgt diese über die in unserer Praxis eingesetzte Praxissoftware THEVEA.

Im Rahmen einer Videosprechstunde werden personenbezogene Daten sowie – soweit erforderlich – Gesundheitsdaten verarbeitet, soweit dies für die Durchführung der Behandlung notwendig ist.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der vereinbarten Behandlung.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.

17. Abrechnung

Zur Durchführung der Abrechnung können personenbezogene Daten an die von uns beauftragte Abrechnungsstelle opta data übermittelt werden, soweit dies zur Abrechnung der erbrachten Leistungen erforderlich ist.

Dabei werden ausschließlich diejenigen Daten übermittelt, die für eine ordnungsgemäße Abrechnung notwendig sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

18. Aufbewahrung von Patientendaten

Patientenbezogene Unterlagen und Behandlungsdokumentationen werden entsprechend der gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Die Dokumentation der ergotherapeutischen Behandlung erfolgt in unserer Praxis über die Praxissoftware THEVEA. Die dort gespeicherten Behandlungsdaten werden grundsätzlich für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder sonstigen rechtlichen Verpflichtungen bestehen.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die personenbezogenen Daten datenschutzgerecht gelöscht oder anonymisiert, sofern einer Löschung keine gesetzlichen oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

19. Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist.

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

• behandelnde Ärztinnen und Ärzte (mit Ihrer Einwilligung oder gesetzlicher Grundlage)
• gesetzliche oder private Krankenversicherungen
• Kostenträger
• Abrechnungsdienstleister
• IT- und Softwaredienstleister
• Behörden, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.

20. Vertraulichkeit

Alle personenbezogenen Daten und Gesundheitsdaten werden von uns vertraulich behandelt.

Der Zugriff auf Patientendaten ist ausschließlich den Personen möglich, die diese Daten zur Durchführung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung zu schützen.